9 el mejor sistema de gestión de visitantes para la puesta en marcha de empresas

Los sistemas de gestión de visitantes (VMS) se están volviendo populares a medida que las organizaciones deben subir de nivel debido al aumento de los riesgos relacionados con la salud, la seguridad y los estándares de cumplimiento.

De acuerdo con un informe, es probable que el tamaño del mercado para el sistema global de gestión de visitantes se expanda de 1.1 millones de dólares en 2021 a 2.3 millones de dólares en 2026.

Varios factores son responsables de su crecimiento, incluida una mayor conciencia de seguridad, la demanda de trabajo sin papel y la necesidad de cumplir con las regulaciones. Es evidente especialmente después de la ruptura de Covid-19, lo que provocó cambios importantes en la forma en que las industrias solían trabajar.

La tecnología y los sistemas de seguridad han avanzado para hacer frente a la fuerza laboral digital y los escenarios mundiales posteriores a COVID.

Un sistema de gestión de visitantes puede ayudar a las organizaciones a adaptarse a los cambios sin problemas y, al mismo tiempo, ofrecer los mejores servicios, productos y experiencia de los visitantes.

Analicemos este software y cómo puede ayudarlo.

¿Qué es la gestión de visitantes?

La gestión de visitantes se refiere al proceso de seguimiento y gestión de los visitantes que entran y salen de las instalaciones de su organización. Independientemente de que su organización tenga una recepcionista o no, la gestión de visitantes es esencial para sus empleados y la seguridad de la empresa.

Incluso si ofrece productos, servicios y servicio al cliente excepcionales, la gestión de visitantes va un paso adelante para asegurarse de que salgan de sus instalaciones con una buena impresión. No solo aumenta la reputación de su marca y aumenta el conocimiento, sino que también alienta a las personas a acercarse a usted cuando lo necesiten.

Ahora, puede pensar a quiénes llamamos visitantes aquí. Los visitantes pueden ser:

Aparte de eso, los visitantes pueden ser empleados que pueden no ser visitantes frecuentes de las instalaciones, como las personas que trabajan desde casa. A veces, también pueden ocurrir visitas inesperadas.

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema o software de gestión de visitantes (VMS) es una herramienta que rastrea y gestiona a las personas que llegan a las instalaciones comerciales y las abandonan. Representa varios procesos para administrar el flujo de visitantes desde la llegada hasta la salida para brindar la mejor experiencia al tiempo que garantiza la seguridad y el cumplimiento comercial de todos.

Las empresas de todos los tamaños pueden utilizar software de gestión de visitantes, no solo las empresas más grandes. Además, VMS es eficiente para varias industrias verticales, que incluyen defensa y aeroespacial, automotriz, productos químicos, servicios y suministros comerciales, bienes de consumo, distribuciones, atención médica, TI, electrónica, ingeniería y muchos más.

Hay diferentes tipos de VMS disponibles:

¿Cuál es la necesidad de un sistema de gestión de visitantes?

Los sistemas de gestión de visitantes son vitales para que las organizaciones controlen y gestionen a los visitantes, especialmente durante y después de una crisis global como Covid-19. Le ayuda a adaptarse a los nuevos desafíos y garantizar la seguridad de su fuerza laboral y visitantes.

Dicho esto, las reuniones de negocios cara a cara todavía se llevan a cabo incluso en esta era de seminarios web en vivo y videoconferencias. De hecho, muchas empresas ahora están abiertas y permiten visitantes, por lo tanto, se garantiza que todos los visitantes estén contabilizados y, al mismo tiempo, se garantice la seguridad; Los sistemas de gestión de visitantes juegan un papel fundamental.

Veamos algunos de los beneficios de VMS:

Mejor experiencia de visitante

Ofrecer una buena experiencia al visitante fortalecerá la reputación de su marca y dará la bienvenida a más visitantes. La gente lo elegirá a usted en lugar de a sus competidores si se asegura de que salgan felices de sus instalaciones. Un VMS puede ayudarlo a lograrlo al permitirle administrar todo con facilidad sin crear molestias para los visitantes.

Proceso de recepción simplificado

Con un buen VMS implementado, todos los procesos se gestionarán de manera eficiente, desde la recepción de visitantes hasta la salida. El uso del software le permite a su personal tratar a sus invitados en función de sus motivos para visitarlo. También lo ayudará a administrar las reuniones y asegurarse de que comiencen a tiempo, y los visitantes no se frustrarán al esperar en el vestíbulo.

Seguimiento de seguridad y sin contacto

El software VMS le ayudará a realizar el seguimiento y la gestión de visitantes sin contacto. Garantizará la seguridad de todos dentro de las instalaciones de su edificio. Como resultado, puede mantener una protección superior contra problemas relacionados con la salud, como COVID u otras enfermedades infecciosas. Además, el software le ayudará a defender su organización de los riesgos relacionados con la propiedad intelectual, la seguridad en el lugar de trabajo, etc.

Cumplimiento

Con el VMS, puede registrar datos importantes recopilados de los visitantes, incluida su información personal, identificaciones, documentos médicos y otros documentos. Lo ayudará a administrarlos fácilmente y a mantener un registro, para que no corra riesgos de cumplimiento como GDPR, HIPAA, etc.

Seguimiento de empleados / personal

Además de gestionar los visitantes, el software le ayudará a realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados o personal. Va a maximizar su productividad y ayúdelos a concentrarse en áreas cruciales. Como los riesgos pueden ser externos e internos, vigilar a su personal interno ayuda a reducir los riesgos.

Si desea aprovechar estos beneficios, estos son algunos de los mejores proveedores de VMS del mercado.

iLobby

iLobby es un líder mundial en la gestión de visitantes empresariales, en el que confían los aeropuertos internacionales, los principales bancos, las empresas Fortune 500 y el gobierno para gestionar, supervisar y rastrear a los visitantes.

Escanee el documento de la tarjeta de identificación con foto para obtener la información utilizando un escáner dedicado o una cámara incorporada para garantizar una identificación adecuada. Utilice una base de datos de listas de observación interna o de terceros para verificar instantáneamente y marcar o rechazar a los invitados no deseados.

Durante una emergencia, alertará a todos los empleados y le proporcionará una lista de los que se encuentran en el sitio para ayudar con el recuento de personal. Automatiza el proceso altamente complejo de validar, monitorear y seleccionar a las personas en todas las ubicaciones para cumplir con los requisitos de cumplimiento, seguridad y privacidad.

Puede filtrar visitantes, contratistas, empleados, visitantes recurrentes, tipos personalizados, entrevistas, reuniones, eventos y entregas. Asegure su negocio verificando quién está en su edificio, agilizando el proceso de inicio de sesión de los visitantes, automatizando el cumplimiento y la seguridad y controlando el acceso físico.

Informe a sus visitantes sobre los documentos legales como responsabilidad, exenciones y NDA y recopile sus firmas digitales. Además, guarde todos los documentos legales en un solo lugar de forma segura para descargarlos cuando sea necesario. También puede crear informes personalizados fácilmente con unos pocos clics y ver todos los informes del panel o exportar la información.

Esté siempre preparado para las auditorías manteniendo una lista de documentos firmados y otros datos. Integre con sus herramientas comerciales como Skype for Business, Google Hangouts, Slack, llamadas de voz, directorios de usuarios como Azure Active Directory, Cisco, identidades de Google, etc., inicio de sesión único Okta, Onelogin, CRM, correo electrónico y calendario, unidades, acceso control y muchos más.

Consígalo gratis para la prueba o elija un plan a partir de $ 199 / mes.

Envoy Visitors

Regálese una nueva experiencia a usted mismo y a todos los que visiten su lugar de trabajo con Visitantes enviados. Mantenga su lugar de trabajo seguro mediante el sistema de gestión de visitantes y ahorre tiempo. Verifique quién, por qué y cuándo alguien está visitando y restrinja al visitante que no cumpla con sus criterios.

Además, haga que su lugar de trabajo sea más saludable con la ayuda de las opciones de inicio de sesión sin contacto. No es necesario rastrear a los empleados y realizar un seguimiento de los documentos firmados o las credenciales de escritura a mano. En cambio, obtienes todo en un solo tablero para rastrear todo lo que deseas con la opción de descargar algunos documentos.

Dé una buena impresión cuando un invitado se presente enviando instrucciones para llegar al lugar de trabajo, encuestándolos para conocer su experiencia y haciéndoles decir "wow" con un inicio de sesión de iPad. También puede capturar y almacenar todo de forma segura para cumplir con las regulaciones.

Durante las auditorías, exporte los datos necesarios rápidamente para una revisión sencilla. Además, cree múltiples opciones de inicio de sesión que hagan varias preguntas para conocer el propósito de la visita de cada huésped. Sus empleados también recibirán notificaciones de forma instantánea y automática cuando lleguen los invitados.

Examine a cada visitante estableciendo algunos criterios y verifique si aparecen en listas de vigilancia internas o de terceros. Además, obtenga informes y análisis sobre el volumen de visitantes y exporte datos rápidamente con algunos clics. También puede pedirles a sus invitados que firmen documentos legales como exenciones y NDA en el iPad.

Además, cree credenciales personalizadas o permita que Envoy Visitors imprima las credenciales automáticamente cuando un visitante se registre. Pida a sus invitados que tomen una foto para que su anfitrión pueda saludarlos con confianza. También puede crear un lugar de trabajo saludable y seguro, vigilar la oficina, obtener datos para trabajar de manera más inteligente y mantener a sus empleados enfocados.

Obtenga funciones limitadas si opta por un plan gratuito o elige el plan más adecuado para su negocio por solo $ 99 / mes / ubicación.

Greetly

Saludos es una plataforma fácil y sencilla para utilizar el sistema de gestión de visitantes para mantener su lugar de trabajo seguro. En lugar de utilizar una recepcionista tradicional, utilice esta plataforma fácil de usar y totalmente personalizable que le permite integrar conocidos CRMsy aplicaciones de mensajería.

La herramienta siempre se asegura de que el miembro correcto reciba una notificación tan pronto como el invitado finalice el proceso de inicio de sesión. No importa dónde se encuentre, recibirá alertas instantáneas sobre la llegada de sus invitados para que pueda tomar medidas rápidamente.

Greetly tiene como objetivo hacer que la interfaz sea más accesible para que los visitantes la entiendan y para que usted la use en la recepción. También extiende el espíritu felizmente a las otras funciones de la interfaz. Puede completar el proceso de configuración en minutos y estar listo para usarlo el mismo día.

La herramienta puede representar su negocio como desee con flujos de trabajo de registro totalmente personalizables. Recopila todos los datos de los visitantes y los simplifica para que los visitantes obtengan la mejor experiencia. También puede personalizar la interfaz de bienvenida según sus necesidades y las de los clientes y permitir que Greetly sea una mano amiga.

La seguridad es una parte importante de cualquier recepción y Greetly imprime instantáneamente las credenciales con fotos, detalles y otra información relevante de los visitantes. Ofrece una demostración gratuita y le da la bienvenida con una guía paso a paso para comenzar.

Los planes pagados comienzan en $ 79 / mes por ubicación.

Sign In App

Iniciar sesión en la aplicación está diseñado para el lugar de trabajo moderno, que es seguro e inteligente para iniciar sesión. Puede utilizar este software para la gestión de visitantes, el inicio de sesión de contratistas y personal y la reserva de salas de escritorio. Cuenta con Spaces, un complemento flexible e inteligente para la reserva de salas de reuniones y escritorios.

La plataforma lo ayuda a aprovechar su fuerza laboral máxima y administrar la capacidad de manera efectiva. También puede permitir que sus visitantes se registren usando su teléfono inteligente a través de un escáner de código QR. Sus invitados no necesitan instalar ninguna aplicación separada; El inicio de sesión sin contacto es seguro y totalmente personalizable para las industrias.

Además, cree un cuestionario para cada grupo de visitantes mediante la creación de preguntas de opción múltiple. Cuide los requisitos de salud y privacidad o seguridad de la empresa reduciendo el tiempo de inicio de sesión. También ofrecerá un control completo sobre los datos.

La aplicación de inicio de sesión equilibra el almacenamiento de información necesaria y crítica para la seguridad y los informes, al tiempo que mantiene la privacidad de los visitantes. Está diseñado para evolucionar con nuevas funcionalidades y características y ofrecer una mejor experiencia a los visitantes. Obtenga funciones avanzadas como el registro previo de visitantes, el inicio de sesión del personal, la administración de contratistas, la aplicación complementaria, los mensajes, las políticas, los NDA, los campos de datos personalizados, etc.

También obtendrá las ventajas de la lista de evacuación, múltiples sitios, idiomas, eventos, entregas, pantalla de bienvenida, integraciones, insignias personalizadas para cada visitante, notificaciones y muchos más. Personalice el paquete que necesita o realice una prueba gratuita de 15 días. Si lo encuentra útil, cambie a una suscripción paga en cualquier momento.

Proxyclick

Capacite a sus visitantes, contratistas y empleados para que regresen de manera segura, respetando la privacidad y cumpliendo globalmente con Clic de proxy. La reserva de escritorio es una forma fácil, segura y sencilla de dar la bienvenida a los empleados al lugar de trabajo.

Permita que sus empleados elijan dónde, con quién y cuándo se sientan dentro de los espacios predefinidos. Obtendrá una visibilidad completa de quién está trabajando y dónde están todos sentados. Le ayudará a organizar el lugar de trabajo para que sea seguro, acogedor y eficiente.

Además, puede explorar el volumen y la profundidad de las posibilidades con los sistemas extremos. Integre las herramientas con las que usted y su equipo están familiarizados para lograr implementaciones sin problemas. Este es el único VMS con una certificación de privacidad ISAE 3000 Tipo 1 completa para que la gente pueda confiar en usted.

Admite 30 millones de visitas en 7000 ubicaciones para ayudarlo a confiar más en su equipo. También puede escalar con el VMS que ofrece hosts, quioscos y visitantes ilimitados. Obtenga una lista interminable de funciones para mejorar la experiencia de cada visitante, optimizar la recepción y proteger los activos.

Sus características incluyen reserva de escritorio y empleados, flujos de visitantes, paneles de control potentes, flujos inteligentes para visitantes y empleados, integraciones premium, seguridad avanzada, servicios empresariales, éxito del cliente y muchos más. Además, puede mantener seguros a sus empleados y visitantes con el programa de prevención COVID-19.

Examine a sus visitantes y empleados antes de que lleguen, comparta instrucciones de seguridad, otórgueles acceso con el código QR, manténgase seguro y flexible y limite los riesgos para la salud. Elija el plan que mejor se adapte a sus necesidades por $ 100 al mes por ubicación.

WhosOnLocation

Mantenga a sus contratistas, visitantes y empleados seguros y protegidos con controles de bienestar, rastreo de contactos, inicio de sesión sin contacto y más mientras trabaja fuera y en el sitio con WhosOnUbicación. Es una solución integral que gestiona los registros previos, la identidad de los visitantes, el seguimiento de los contactos, las alertas de seguridad y crea conciencia sobre las políticas de los visitantes.

Gestione el cumplimiento de las notificaciones de peligros de los contratistas, la gestión de la inducción en varias instalaciones y la asistencia. También puede administrar los permisos y la presencia de los empleados para respaldar la seguridad y los perfiles del sitio. Sin mencionar que todo está respaldado con información e informes poderosos.

La herramienta ofrece un inicio de sesión fácil y sin necesidad de tocar para rastrear a cada empleado que trabaja solo. Además, obtenga funciones de emergencia como autoverificación, informes de evacuación y reunión, información y colaboración, y llamadas de lista manuales. Limite el acceso a empleados, contratistas y visitantes calificados y autorizados para proteger sus instalaciones.

WhosOnLocation le ayuda a seleccionar visitantes, contratistas y empleados para reducir el riesgo de intrusos o invitados no autorizados. Además, asegúrese de quién está autorizado en el lugar y ha completado el examen de salud.

Tiene planes que funcionan para todos, independientemente del tamaño de la empresa. Administre todo a un precio inicial de $ 599 / año por ubicación.

Traction Guest

Brinde a su organización un lugar único para administrar, gobernar y asegurar un proceso completo de operaciones de visitantes con Invitado de tracción. Traction Guest mantiene sus sitios seguros, los procesos cumplen y los empleados seguros, lo que garantiza que cada interacción impulse la máxima productividad.

Ayuda a los visitantes y empleados a encontrar su entrada y ubicación correctas, validar o escanear su identificación, conocer a su anfitrión, elegir su idioma. Además, puede rastrear quién está en el sitio para mantener los protocolos de emergencia y seguridad. Además, recopile los datos necesarios para cumplir con los estándares de cumplimiento.

Represente su marca cuando dé la bienvenida a los visitantes para crear experiencias y crear un impacto visual que haga que cada visita sea memorable y productiva. Con la ayuda de un único sistema configurable, aborde sus requisitos de ubicación global como permisos, idiomas y datos.

Elija un plan adecuado para su organización por solo $ 115 / mes / iPad.

Pronestor Visitor

Visitante pronestor ofrece una plataforma segura para gestionar visitantes. Es una solución de gestión innovadora en la que puede obtener una visión general completa de los visitantes del pasado, presente o futuro. También le permite realizar un seguimiento de cada reunión y reserva proporcionando notificaciones automáticas.

Pronestor Visitor lo ayuda a enviar direcciones a sus visitantes y proporcionar una tarjeta de embarque para escanear con su teléfono para registrarse. Con los informes adecuados, sabrá quién está dónde y a quién ver. La herramienta también puede manejar muchos puntos de entrada en múltiples ubicaciones a la vez. Además, puede informar las pautas a sus visitantes al registrarse o antes de las reuniones.

Esta plataforma le muestra una vista de 360 ​​grados de las actividades de la organización. Comience a combinar los comentarios y los datos para mejorar la disponibilidad de sus instalaciones, algo esencial para la productividad. Además, la plataforma facilita que sus invitados y su organización se mantengan saludables y seguros.

SwipedOn

Cree el sistema de inicio de sesión de empleados y visitantes más accesible Deslizado eso es seguro, simple y optimizado. Le permite experimentar un entorno de trabajo flexible con una gestión completa del lugar de trabajo.

SwipedOn lo ayuda a transformar el lugar de trabajo reemplazando los viejos libros de visitas con una solución de gestión de visitantes simple, moderna y elegante. Obtenga muchos beneficios de esta plataforma única, como realizar el inicio de sesión de visitantes y empleados sin contacto.

Obtendrá funciones como herramientas de rastreo de contactos, notificaciones instantáneas, impresión de credenciales de identificación, acuerdos digitales, tablero de entrada y salida de empleados, gestión de evacuación y preguntas de detección con alertas. Los visitantes pueden registrarse directamente escaneando el código QR usando su cámara móvil sin contacto físico. Evitará que su empresa y su personal se expongan a enfermedades infecciosas.

Además, puede manejar fácilmente registros de seguridad y salud, política COVID-19, acuerdos de no divulgación, etc. Muchas industrias usan SwipedOn, como construcción, logística, organizaciones sin fines de lucro, servicios públicos, educación, cuidado de ancianos, manufactura, deportes, marino, turismo, coworking y muchos más. Lo mejor es que SwipedOn planta árboles para cada nuevo cliente.

Experimente la plataforma aún mejor con muchos complementos, como catering, entregas y SMS ilimitados. Para obtener mejores opciones de administración para sus empleados y visitantes, puede conectar SwipedOn con las herramientas comerciales para ejecutar su trabajo sin problemas, como Microsoft Active Directory o Azure Active Directory.

También encontrará cero costos de configuración, fácil rastreo de contactos, herramientas de selección de visitantes e inicio de sesión sin contacto en cada plan. Modernice la recepción para los visitantes por solo $ 49 / mes por una sola ubicación.

Conclusión 👨‍🏫

Los sistemas de gestión de visitantes están en demanda en estos días en diferentes industrias y tamaños de negocios. El software puede ayudarlo a ofrecer una experiencia de visitante excepcional al tiempo que garantiza la seguridad de la organización y las necesidades de cumplimiento.

A continuación, explore algunos de los el mejor software de seguimiento del tiempo para el equipo.